Đi trưng bày tại hội chợ là một loại hình tiếp thị trực tiếp (mặt đối mặt) tốt nhất cho các công ty trên toàn thế giới. Hội chợ là nơi cung cấp những cơ hội bán hàng tuyệt vời, cơ hội tiếp thị hay nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu, tài chính và hội chợ cũng chính là nơi đem lại nhiều lợi ích đáng kể khác cho các công ty, những công ty mà họ hiểu rõ những nguyên tắc cơ bản của các hình thức tiếp thị quan trọng tại hội chợ và thực hiện tốt việc tiếp thị này.

 

Những nhà điều hành (những người ra quyết định) của các công ty đều nhất trí cho rằng, hội chợ là lựa chọn “số một” của họ trong việc thu thập thông tin thị trường - đứng đầu trong số 12 phương pháp tiếp thị kinh doanh khác như: gửi thư tiếp thị đường bưu điện, quảng cáo trên báo chí hay tiếp thị qua điện thoại …

 

Hội chợ là nơi cung cấp cho các công ty trưng bày cơ hội bán hàng và tiếp thị cho các khách thăm chọn lọc trong môi trường “mặt đối mặt”, những khách hàng mà đã dành thời gian quý báu của họ đến hội chợ thường với một mục đích nhất định. Và nó thật sự là một cơ hội tiếp thị tuyệt vời cho các công ty trưng bày.

 

11 bước quan trọng trước khi tham dự trưng bày hội chợ

 

Tham dự hội chợ là một quyết định quan trọng, do đó việc đi trưng bày phải được lên kế hoạch và có sự chuẩn bị tốt. Quý vị có thể sử dụng hướng dẫn của chúng tôi trong việc chuẩn bị giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.

 

Bước 1: Xác định mục tiêu

Để đạt được thành công, công ty Quý vị cần phải có mục tiêu rõ ràng khi tham dự hội chợ. Tuy nhiên, theo khảo sát có trên 70% các công ty trưng bày không có mục tiêu hoặc kế hoạch cho việc trưng bày của họ (*)! Các công ty phải thiết lập và đảm bảo tính nhất quán về mục tiêu để đạt được thành công khi tham dự hội chợ

 

(*)  Số liệu của Fairlab exhibition management

 

Xác định được mục tiêu giúp Quý vị có sự chuẩn bị toàn diện cho việc tham dự trưng bày:

 

- Chiến lược tiếp thị trong kinh doanh thương mại toàn cầu và xác định thị trường mục tiêu?

- Chiến lược phát triển thương hiệu của công ty trong những năm tới?

- Nhóm khách hàng mục tiêu là ai?

- Ngân sách đầu tư cho việc tham dự hội chợ thương mại?

- Những yêu cầu cần thiết khi tham dự hội chợ như: sản phẩm trưng bày, thiết kế, công nghệ thông tin và nhân sự tại hội chợ?...

 

Bước 2: Chọn lựa hội chợ thích hợp

Lựa chọn hội chợ phù hợp với mục tiêu của công ty là một thách thức lớn, đặc biệt khi hiện nay có khoảng hơn 30.000 hội chợ - triển lãm hàng năm trên khắp thế giới. Chúng tôi có thể cung cấp thông tin tổng quan về các hội chợ thương mại hàng đầu trong tất cả các lĩnh vực, và giúp Quý vị lựa chọn hội chợ phù hợp.

 

Bước 3: Ra quyết định

Các thông tin trong bước 1 và 2 sẽ giúp Quý vị ra quyết định. Nếu các hội chợ Quý vị lựa chọn tham dự do Koelnmesse tổ chức, chúng tôi sẽ chuẩn bị theo yêu cầu - tùy theo công ty/ sản phẩm của Quý vị  - giới thiệu tóm tắt các vấn đề như Quản lý, mục tiêu, thời gian, vị trí gian hàng và ngân sách cho việc tham dự hội chợ

 

Bước 4: Đăng ký trưng bày

Một khi đã quyết định tham dự trưng bày, Quý vị nên nhanh chóng đăng ký với công ty tổ chức hội chợ, để giúp Quý vị có được gian hàng hoặc vị trí như mong muốn.

 

Lưu ý:

 

- Tại các hội chợ lớn và tên tuổi, các công ty trưng bày những năm trước thường chọn gian hàng có vị trí và kích thước tương tự cho năm sau (thậm chí họ có thể gia tăng diện tích gian hàng), do đó diện tích trưng bày dành cho những công ty mới là rất hạn chế và nhu cầu thì rất lớn!

- Rất nhiều hội chợ thương mại áp dụng mức giá “Early Bird” dành cho những công ty đăng ký trưng bày sớm, hoặc “First Exhibitor Packages” dành cho những công ty trưng bày lần đầu. Với những ưu đãi trên, các công ty trưng bày có thêm ngân sách cho những hoạt động tiếp thị khác như thông tin liên lạc/ tiếp thị đến nhóm khách hàng mục tiêu…

- Tại một số hội chợ thương mại lớn, chúng tôi kết hợp với các Hiệp hội thương mại liên quan để tổ chức gian hàng cho các công ty trưng bày nhóm (còn gọi là gian hàng Quốc gia – tùy thuộc từng hội chợ) đến từ Việt Nam, chi phí được chia sẻ cho các công ty. Nếu Quý vị có nhu cầu đăng ký gian hàng nhóm, thông tin chi tiết sẽ được chúng tôi cập nhật tại gian hàng quốc gia Việt Nam (Vietnam Pavillion Section)

- Tất cả các hội chợ thương mại đều xem xét sản phẩm của Quý vị có phù hợp với yêu cầu trưng bày tại hội chợ hay không, trước khi chấp nhận đơn đăng ký tham dự. Hãy chắc chắn công ty của Quý vị có dãy sản phẩm tương ứng trong dãy sản phẩm của hội chợ cụ thể nào đó khi đăng ký

​

Thông tin về dãy sản phẩm các hội chợ do Koelnmesse tổ chức tại Đức hay các nước khác, sẽ có tại form 1.30 và form Product list.

 

- Quý vị vui lòng đọc và hiểu rõ các điều khoản tham dự liên quan của hội chợ, trước khi gửi đơn đăng ký chính thức.

 

Bước 5: Kế hoạch cho chuyến đi (Thị thực nhập cảnh/ Visa, vé máy bay, khách sạn)

Chúng tôi cung cấp thông tin cần thiết về vấn đề thủ tục xin visa, vé máy bay, việc đi lại và ăn ở cho các công ty trưng bày và khách thăm tham dự các hội chợ do Koelnmesse tổ chức tại Đức và các nước khác, nhằm tạo sự thuận tiện cho Quý vị trong việc sắp xếp và lên lịch trình phù hợp cho chuyến đi của mình.

 

Bước 6: Vận chuyển hàng hóa/ tài liệu tiếp thị đến hội chợ

Đối với nhu cầu vận chuyển, Quý vị có thể liên hệ với đối tác vận chuyển chính thức của Koelnmesse tùy theo hội chợ được tổ chức ở khu vực nào trên thế giới. Đối tác vận chuyển thường cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đến các hội chợ, hội nghị, tại từng hội chợ và các sự kiện khác:

 

- Vận chuyển hàng hóa đến tận gian hàng của Quý vị tại hội chợ

- Vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế

- Quản lý hậu cần các sự kiện

- Thủ tục hải quan và kiểm dịch thực vật

- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm

- Điều phối việc vận chuyển hàng hóa trưng bày theo yêu cầu

- Trang thiết bị (xe nâng, cần cẩu, xe đẩy) và thuê nhân lực

- Lưu trữ thùng hàng đầy/ trống

- Vận chuyển hai chiều/ chuyển tiếp

​

Bước 7: Quyết định trong việc dàn dựng và trang trí gian hàng

Koelnmesse có thể giúp cho gian hàng Quý vị nổi bật tại hội chợ! Tùy vào hội chợ, Koelnmesse cung cấp các kiểu dàn dựng gian hàng để Quý vị lựa chọn, nhằm đem lại cho việc trưng bày của công ty Quý vị có khả năng thu hút được khách hàng cao trong các điều kiện của hội chợ.

 

Với bất kỳ kiểu dàn dựng nào, chúng tôi cũng cam kết cung cấp chất lượng tốt nhất và giá cả cạnh tranh. Liên hệ với chúng tôi để lựa chọn kiểu gian hàng phù hợp với ngân sách và mục tiêu của Quý vị tại hội chợ.

 

Ngoài ra, Quý vị có thể tự dàn dựng nếu thực hiện được việc đó. Hoặc thuê một công ty dàn dựng thứ ba, tuy nhiên, trong cả hai trường hợp này, Quý vị phải tuân thủ tất cả các điều kiện áp dụng cho việc dàn dựng gian hàng theo quy định của Koelnmesse. Thông thường, thông tin chi tiết các vấn đề liên quan sẽ được cung cấp sau khi Quý vị được xác nhận gian hàng và có tài khoản truy cập hệ thống online cho các công ty trưng bày hoặc sổ tay công ty trưng bày Exhibitor Manual.

 

Bước 8: Mục tiêu tiếp thị

Mục tiêu tiếp thị là bước quan trọng tiếp theo trong quá trình tham dự hội chợ. Về lý thuyết, nó cũng khá đơn giản: Quý vị liên hệ với đối tượng khách thăm mà Quý vị muốn gặp tại hội chợ bằng cách thông báo cho họ về vị trí gian hàng, logo công ty, dãy sản phẩm mà Quý vị trưng bày. Quý vị đừng quên xác định các nhóm khách thăm mục tiêu khác nhau:

 

- Các công ty mua hàng tiềm năng và các nhà ra quyết định quan trọng trong việc mua hàng

- Những nhân vật đặc biệt quan trọng (VIPs) hoặc các nhân vật có ảnh hưởng lớn trong quyết định mua hàng

- Các cơ quan báo chí

- Sinh viên – người mua tiềm năng trong tương lai

- Và những công ty khác có liên quan trong ngành

 

Bước 9: Dịch vụ kỹ thuật

Khi gian hàng của Quý vị được xác nhận bởi Koelnmesse, Quý vị sẽ được cung cấp thông tin để truy cập và sử dụng dịch vụ kỹ thuật trực tuyến (Koelnmesse Service Portal)*, bao gồm thuê thêm ổ điện, vật dụng trưng bày cho đến các thiết bị lớn, dịch vụ cung cấp nước tại gian hàng, lắp đặt thiết bị vệ sinh, khí nén, các thiết bị kết nối, viễn thông, dịch vụ vệ sinh gian hàng, dịch vụ thuê bảo vệ, thuê đồ nội thất… và tất cả những thiết bị khác Quý vị cần có trong gian hàng của mình. Quý vị sử dụng dịch vụ nào thì sẽ thanh toán chi phí cho dịch vụ đó.

 

Đối với mỗi dịch vụ Quý vị đặt hàng sẽ nhận được xác nhận qua email và có thể xem tình trạng đặt hàng hiện tại thông qua hệ thống. Các thiết bị và dịch vụ Quý vị sử dụng trong suốt quá trình trước và trong khi hội chợ diễn ra sẽ được liệt kê trong hóa đơn cuối cùng.

 

* Dịch vụ thông qua hệ thống trực tuyến này chỉ sử dụng cho các hội chợ diễn ra tại Cologne, CHLB Đức. Đối với các hội chợ diễn ra ngoài nước Đức, Quý vị sẽ sử dụng dịch vụ này thông qua việc điền các mẫu hồ sơ được gửi qua đường bưu điện hoặc tải từ các đường địa chỉ liên quan trên website hoặc tài liệu hướng dẫn cho công ty trưng bày (Exhibitor Manual).

 

Bước 10: Dịch vụ ăn uống

Để việc trưng bày của Quý vị tại hội chợ thành công, Koelnmesse cung cấp những dịch vụ ăn uống chuyên nghiệp như: phục vụ ăn uống ngay tại gian hàng, hay tại các nhà hàng, quầy bar nằm rải rác tại các sảnh của hội chợ

 

Bước 11: Hoàn thuế VAT

Mỗi năm, hàng triệu khách thăm và hơn 150.000 công ty trưng bày tham dự các hội chợ tại Đức. Tuy nhiên, bất kể Quý vị hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nào thì tất cả các khách thăm và công ty trưng bày đều phải trả các khoản thuế VAT. Nhưng từ năm 2011 Quý vị sẽ được hoàn trả số tiền thuế này bởi vì Việt Nam nằm trong danh sách hoàn thuế VAT đầu vào. Số thuế này bao gồm VAT từ hóa đơn thanh toán việc tham dự hội chợ cũng như VAT từ các chi khác như nơi ở, taxi, các dịch vụ... Các doanh nhân không cư trú tại EU thì không có quyền đòi hoàn thuế VAT liên quan đến nhiên liệu.

 

Để được hoàn thuế VAT, Quý vị cần phải điền đầy đủ những hồ sơ bắt buộc. Nhằm để Quý vị hiểu rõ hơn về các thủ tục này cũng như thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, Quý vị có thể yêu cầu hỗ trợ tại cơ quan dịch vụ liên quan, cơ quan này cung cấp dịch vụ hoàn trả hóa đơn trực tuyến để có thể xác định số thuế hoàn trả. Quý vị sẽ không phải mất phí; công ty dịch vụ sẽ giữ lại một tỷ lệ phần trăm từ số tiền VAT được hoàn trả, nếu không được hoàn trả VAT thì Quý vị sẽ không phải đóng phí. Vui lòng liên hệ với các công ty cung cấp dịch vụ này để biết thêm chi tiết.

​

(Tài liệu biên tập lại theo nguồn của Fairlab exhibition management)

​