10 lưu ý quan trọng khi tham dự hội chợ Quốc tế

Ai cũng đều có thể mắc sai lầm, nhưng nếu chúng ta lường trước được những khó khăn có thể xảy ra thì chúng ta có thể tránh được những sai lầm không đáng có! Dưới đây là 10 lưu ý quan trọng khi tham dự hội chợ Quốc tế:

TRƯỚC HỘI CHỢ

1. Xác định mục tiêu khi tham dự trưng bày tại hội chợ

Mục tiêu hay mục đích tham dự hội chợ là việc cốt yếu phải làm trước khi đưa ra quyết định có nên tham dự hội chợ hay không? Xác định mục tiêu muốn đạt được khi tham dự hội chợ sẽ ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn hình ảnh, cách bố trí gian hàng và sản phẩm, sản phẩm mang đi trưng bày, lựa chọn nhân sự, phương thức tiếp thị hay tiếp cận khách hàng... của doanh nghiệp. Mục tiêu tham dự hội chợ sẽ bổ sung vào mục tiêu marketing chung của doanh nghiệp và có thể là một trong những công cụ hiệu quả để doanh nghiệp đạt được những mục tiêu lớn hơn.

2. Đọc tài liệu hướng dẫn khi tham dự hội chợ

Tài liệu hướng dẫn khi tham dự hội chợ (của Ban tổ chức) là tài liệu tham khảo hoàn chỉnh nhất dành cho công ty bạn, giúp bạn hiểu rõ mọi khía cạnh, vấn đề của hội chợ - lịch diễn ra các sự kiện, thông tin của đơn vị tổ chức, cách thức đăng ký tham dự, các biểu mẫu đăng ký sử dụng các dịch vụ tại hội chợ, bố trí các gian hàng, dịch vụ vận chuyển hàng hóa, chi phí, dịch vụ quảng cáo và xúc tiến bán hàng... Bạn cũng nên lưu ý tại một số hội chợ khi đăng ký sớm (Early Bird) có thể tiết kiệm được một khoản chi phí so với phí đăng ký thông thường.

3. Không để việc dàn dựng gian hàng đến phút chót

Vội vã, thay đổi kế hoạch và chi phí phát sinh do làm thêm giờ sẽ khiến cho công ty bạn cực kỳ bận rộn và gấp rút khi chuẩn bị tham dự hội chợ. Hãy lên kế hoạch việc dàn dựng gian hàng và những công việc liên quan thật sớm - có thể từ 6 - 8 tuần trước khi diễn ra hội chợ. Việc này giúp cho tất cả mọi người có liên quan bớt căng thẳng và tránh được những sai lầm không đáng có dưới áp lực của thời gian.

4. Quan tâm đến sự chuẩn bị tham dự hội chợ của nhân viên công ty

Rất nhiều nguồn lực (thời gian, công sức, vốn liếng...) của doanh nghiệp có thể được dồn vào việc tham dự những hội chợ quan trọng. Do đó, việc lựa chọn những nhân sự làm việc tại hội chợ cũng là một trong những bước rất quan trọng của quá trình chuẩn bị tham dự, vì họ là người đại diện cho toàn bộ doanh nghiệp, chịu trách nhiệm một phần hay toàn bộ trong suốt quá trình chuẩn bị, dàn dựng gian hàng, trưng bày tại hội chợ và cả sau khi kết thúc hội chợ. Chính vì thế, họ phải được trang bị đầy đủ thông tin và kiến thức trước khi tham dự hội chợ, ví dụ như - Tại sao doanh nghiệp lại tham dự hội chợ này, những sản phẩm trưng bày là gì và Ban Giám Đốc doanh nghiệp sẽ mong chờ những gì đạt được sau hội chợ?

TẠI HỘI CHỢ

5. Cần quan tâm đến nhu cầu của khách thăm đến gian hàng

Các nhân sự đứng tại gian hàng cần phải được đào tạo và tập dợt để cung cấp thông tin cho khách thăm gian hàng/ khách mua hàng, các kỹ năng giao tiếp và đàm phán với các khách hàng ... Các nhân sự này cần tìm hiểu được nhu cầu và mối quan tâm thực sự của khách thăm tới sản phẩm/ dịch vụ của công ty mình. Nếu thiếu các kỹ năng đưa ra câu hỏi, họ sẽ có thể đánh mất cơ hội có được những thông tin quan trọng khi trao đổi với khách hàng tại đây! Vì vậy, việc chuẩn bị và đào tạo trước khi diễn ra hội chợ là việc cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải làm cho các nhân sự liên quan của họ.

6. Tài liệu quảng cáo và sản phẩm giới thiệu

Nhân sự tại gian hàng thường biết phải làm gì khi có mặt ở gian hàng, nên gây được không thoải mái khi nói chuyện với người lạ, dù mới gặp lần đầu tại các hội chợ. Chính vì thế, các tài liệu quảng cáo hoặc sản phẩm khuyến mại thường nên được sử dụng. Sự hiểu biết về văn hóa ứng xử và cách sử dụng ngôn ngữ là một trong những rào cản để các nhân viên giao tiếp với khách tham quan gian hàng. Vì vậy, Công ty bạn phải lựa chọn thật kỹ những nhân viên có mặt tại gian hàng vì họ chính là người đại diện cho doanh nghiệp. Khách thăm/ Công ty mua hàng/ nhà nhập khẩu có thể thông qua đó mà họ đánh giá sự chuyên nghiệp trong kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

7. Làm quen với việc quảng bá hàng hóa/ dịch vụ tại hội chợ

Kể cả các nhân viên đã tham dự hội chợ nhiều lần vẫn có thể lúng túng trong nhiều trường hợp quảng bá hàng hóa/ dịch vụ tại gian hàng! Hãy trao đổi với đội ngũ nhân viên tham dự hội chợ và đào tạo họ mọi kỹ năng về quảng bá và trình bày trước đám đông, giúp họ làm quen với các thiết bị, máy móc, sản phẩm trưng bày ... và thực tập một số tình huống có thể phát sinh tại hội chợ.

8. Không nên để gian hàng chật cứng nhân viên công ty

Các doanh nghiệp nên cử một số lượng nhân viên nhất định có mặt tại gian hàng nhằm tiếp đón khách hay thu thập thông tin mới nhất có liên quan đến ngành hàng mình quan tâm. Tuy nhiên, các nhân sự không nên chỉ ngồi tại gian hàng, đợi khách đến liên hệ, hay có lúc gian hàng lại chật cứng nhân viên khiến cho khách thăm/ khách mua hàng ... cảm thấy không thoải mái khi đến gian hàng. Vì vậy, Công ty bạn nên yêu cầu nhân viên chủ động tiếp cận với khách hàng, hỏi thêm thông tin về khách hàng, nhu cầu của họ ... Nếu có được những ý kiến quan trọng và hữu ích của khách thăm, nó sẽ giúp các công ty trưng bày định hướng được nội dung sẽ bàn bạc sau đó với các khách hàng tiếp theo, hay các hội chợ tiếp theo...

SAU HỘI CHỢ

9. Quan tâm đến khách tham quan/ nhà nhập khẩu sau khi kết thúc hội chợ

Rất ít khi công ty có thể đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng ngay tại hội chợ. Khách thăm quan thường tới hội chợ để nắm bắt sự phát triển về sản phẩm và công nghệ mới, gặp gỡ những đối tác hiện tại cũng như để liên hệ tìm kiếm những đối tác hay nhà cung cấp tiềm năng mới. Sau khi thăm quan hội chợ, họ thường bị quá tải về lượng thông tin thu thập được - họ có thể dễ dàng quên đi những cuộc tiếp xúc đã diễn ra.

Để đi đến ký kết hợp đồng sau khi đã có tiếp xúc trực tiếp thì điều vô cùng quan trọng là phải có các hoạt động được triển khai hiệu quả, nhanh chóng và thích hợp sau khi diễn ra hội chợ.

10. Đánh giá hiệu quả sau khi tham dự hội chợ 

Việc đánh giá hiệu quả tham dự hội chợ sẽ giúp Công ty bạn đưa ra những biện pháp tức thời cho hiện tại và cải thiện cho lần tham dự trưng bày lần sau. Không hội chợ nào giống hội chợ nào, mỗi lần tham dự công ty bạn sẽ có thể gặp những trở ngại và khó khăn khác nhau. Hãy lập kế hoạch để nhân viên công ty đánh giá hiệu quả sau khi tham dự hội chợ một cách trung thực, nhanh chóng và hiệu quả.